Von der Idee über die Planung bis hin zur Umsetzung
Mannheim, 13. Juli 2020
Hinter den Kulissen eines Projektleiters bei der SV Informatik
Einen Alltag für die vielfältigen Aufgaben im Projektmanagement zu definieren ist nicht nur schwer, sondern nahezu unmöglich. Um dennoch eine Vorstellung für den Beruf zu bekommen, möchte ich euch als Projektleiter bei der SV Informatik eine paar Einblicke in meine Tätigkeit geben.
Gleich zu Beginn möchte ich mich von dem Alltagsgedanken eines Projektleiters verabschieden, denn dazu sind die Aufgaben zu unterschiedlich und nur wenige Bestandteile sind regelmäßig und wiederholend. Auch persönlich bin ich ein Freund von Flexibilität, wenn es um meine Arbeitseinteilung geht. So beginne ich meinen Arbeitstag häufig gegen 9 Uhr, aber auch nicht selten um 10 Uhr oder 11 Uhr - je nachdem was der Terminkalender zulässt und was ich privat noch vorhabe. Natürlich sind relativ feste Arbeitszeiten möglich - wenn man das möchte - aber auch nicht zwingend. Aber nun zum Wesentlichen. Was mache ich denn jetzt eigentlich?
Projekte sind wie Babys - sie brauchen Pflege und Aufmerksamkeit
Am besten lässt sich meine Tätigkeit als Projektleiter anhand der verschiedenen Phasen eines Projekts beschreiben. Also beginnen wir mit dem Anfang - der Idee! Geboren werden Projekte (ja genau, Projekte sind Babys und brauchen viel Pflege und Aufmerksamkeit, damit sie groß und stark werden) aus ganz unterschiedlichen Bereichen und Funktionen der SV Informatik. Wer also eine gute Idee hat und dies auch entsprechend vorantreibt, wird schließlich zu uns Projektleitern kommen - und dann beginnt der Spaß!
Gemeinsam mit dem Ideengeber begeben wir uns auf eine Reise und orientieren uns zunächst. Dabei stellen wir uns folgende Fragen: Wen müssen wir einbinden? Wer ist betroffen? Was soll überhaupt erreicht werden? Können wir das überhaupt umsetzen? Gibt es für dieses Thema Unterstützung? … und noch viele, viele weitere Fragen, die es sich lohnt zu stellen und zu beantworten. Ich empfinde diese Phase immer als sehr spannend - die Puzzleteile zu finden und in einem Big Picture zu verbauen.
Die Projektplanung dient als Orientierung, nicht als tatsächlicher Fahrplan
Sind die wichtigsten Fragen geklärt, beginnt anschließend die eigentliche Planung. Hier gilt es einen Plan zu erstellen, der allen Beteiligten hilft zu verstehen, wo wir am Ende der Reise ankommen und welche Mittel wir bis dahin verbrauchen - genau wie bei der eigenen Urlaubsplanung.
Ich schätze es sehr diesen Schritt bereits gemeinsam mit dem (zukünftigen) Projektteam durchschreiten zu können, da nur die tatsächlichen Experten sagen können wie - sinnbildlich - der Berg überschritten werden kann.
Wenn die Planung beendet wurde und das Projekt gestartet werden kann, sollte im Idealfall der Plan einfach abgearbeitet werden können. Aber in der Realität passiert das natürlich nie - wie denn auch? Bei Projekten geht es immer um einmalige, meist komplexe und neue Situationen. Dementsprechend kann der Plan nur als Orientierung und als Leitplanke verstanden werden.
Während der Umsetzungsphase geht es also um die Handhabung von Änderungen, das Vorantreiben des Projekts und viele Abstimmungen mit weiteren Stakeholdern außerhalb des Projektteams.
Bei der Projektumsetzung ist Flexibilität entscheidend
Die Planungssicht hilft dann in der Umsetzung sowohl dem Projektteam als auch dem Verständnis wo das Projekt gerade steht. Während dieser Umsetzungsphase wird die Projektvision verfolgt, die Ziele erarbeitet und Mehrwerte entstehen. Da die meisten Projekte auch Nutzer haben und diese besonders relevant sind ist deren Einbindung sehr wichtig - allerdings auch nicht immer ganz einfach zu erreichen.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist geht alles ganz schnell. Es erfolgen Übergaben, Informationsmaterial wird erstellt, es wird reflektiert und hoffentlich auch gefeiert. Damit endet dann schließlich unsere kleine Reise durch den Lebenszyklus in einem Projekt - sehr abrupt.
Ich gebe zu, bei machen Projekten vergeht etwas Zeit zwischen dem tatsächlichen und dem gefühlten Abschluss.
Was prägt die Tätigkeit eines Projektleiters am meisten?
Nach diesem kleinen Ausflug lässt sich hoffentlich nun besser verstehen, dass zu unterschiedlichen Phasen eines Projektes ganz unterschiedliche Tätigkeiten anfallen. Beim Start geht es zunächst um Kommunikation in alle Richtungen. Das sind häufig Telefonate, kleine persönliche Gespräche und das Abtasten der Möglichkeiten, die bestehen.
Bei der Planung kommt dann sowohl der analytische als auch der kreative Teil dazu. Für die Pläne braucht es Ideen, wie man überhaupt zum Ziel kommen kann und wie dann der beste Weg aussieht. Dazu ist Einzelarbeit wichtig, um die Pläne zu erstellen, aber auch Meetings, um Ideen abzugleichen und Kompromisse in der Umsetzung auszuarbeiten und festzuhalten.
In der Umsetzung gibt es dann nichts mehr woran man sich halten kann. Vermutlich gibt es regelmäßige Abstimmungen mit verschiedenen Personen oder -gruppen - z.B. das Projektteam - aber ob es nun darum geht Unzufriedenheiten zu behandeln, offene Aufgaben zu besprechen, Umplanungen durchzuführen, Risiken zu minimieren oder Chancen zu heben, kann niemand vorherahnen.
So gut man also Projekte planen kann, so schlecht lässt sich doch ein Alltag definieren. Wichtig ist, dass es immer um Kommunikation und Abstimmungen geht, aus dem Zwiespalt zwischen Überblick und Detail, aus dem Spannungsfeld der Ziele und des Budgets oder der Diskrepanz zwischen eigener Vorstellung und mehrheitsfähigem Kompromiss.
Für den ein oder anderen - wie für mich - mag genau das eine schöne Vorstellung sein. Ich sehe das Ganze als Herausforderung an, welche persönliches Wachstum und Lernen ermöglicht. Zudem lässt sich Unsicherheit und Komplexität nicht mehr wegdenken und wie langweilig wäre unsere Welt, wenn alles immer glasklar wäre?
Autor
Martin Winterwerber ist Projektleiter bei der SV Informatik.
